10 tipů, jak správně napsat email

10 tipů, jak správně napsat email

Cože je to za tipy? Ano, email sice umí napsat každý, ale záleží na tom, jak. Někdo má prostě takový dar, že jakmile něco napíše, lidi jeho text baví, takže ho dočtou až do konce. Ovšem někdo jiný zase ne. A pokud patříte k těm druhým, ale přesto chcete, aby lidé nebyli znechucení z vašich emailových zpráv, rozhodně si přečtěte následujících deset jednoduchých kroků. Pomohou vám totiž udělat emaily příjemnější pro vás i vaše příjemce a zajistí to, že pravděpodobně dostanete i nějakou odpověď.

1. Pište krátké emaily

Emaily nejsou určené k tomu, abyste v nich posílali spoustu textu. Výjimku samozřejmě tvoří soukromé zprávy, ale v případě ostatních držte své vyjadřovací schopnosti na uzdě. Méně je více, to je nesporné. Kratší délka může ještě lépe předat váš vzkaz. A proto jsou doporučovány nejvíce tři odstavce textu.

2. Vymyslete jasný předmět

Předmět vašeho emailu by měl být krátký a přesto výstižný. Je totiž obvykle jednou z věcí, na kterou se příjemce podívá nejdříve (společně s tím, od koho email pochází). Proto na něm tolik záleží. Zkuste vždy vymyslet nějaký krátký, snadno čitelný, ze kterého bude jasné, o čem email je. Usnadníte tak příjemci práci.

3. Pište osobní emaily

Když nic jiného, rozhodně na začátek nezapomeňte přidat aspoň oslovení. Pokud to neuděláte, bude to trochu vypadat, jako když je email vygenerován automaticky, a to se může zdát dost neosobní. Z toho důvodu vám pak někteří ani nemusí odpovědět. Snad není třeba dodávat, že je také dobré dodat na konec emailu své skutečné jméno.

geachte-mevrouw

4. Sledujte pravopis a gramatiku

Email s pravopisnými a gramatickými chybami říká svému čtenáři, že vlastně není ani moc důležitý. Ale to přece nechcete! Takže před odesláním emailu si ho vždy ještě jednou projděte a zkontrolujte pravopis. Zapamatujte si hlavně pár následujících tipů:

  • Používejte správně interpunkci a velká písmena.
  • Dodržujte zásady typografie (mezery za čárkou, tečkou apod.).
  • Nepoužívejte zkratky, které by příjemce nemusel pochopit.
  • Nepište VELKÝMI PÍSMENY, vyvolává to dojem, že KŘIČÍTE.

Pokud si nevíte rady, radši se někde ujistěte. Například stará známá metoda zkopírování textu do Wordu pomůže odstranit mnoho chyb.

5. Neposílejte dál řetězové emaily

Známe to snad všichni. Ty nikdy nekončící řetězce rádoby krásných prezentací, obrázků, či chytrých citátů. Ne. Opravdu neumřete, když to do hodiny nepošlete pěti dalším lidem. Ovládněte se, i když se vám to třeba bude zdát hezké nebo vtipné. Takové emaily totiž většinu lidí stejně jen otravují.

to_se_neda_neposlat

6. Myslete na soukromí

Uvědomte si, že email není šifrovaný a může se dostat k jiným lidem. Nikdy tedy emailem neposílejte důvěrné údaje. Na chatu na Facebooku také nikomu neposíláte heslo ke své kreditní kartě. Tedy aspoň většina lidí to nedělá.

7. Odpovídejte účinně

Když chcete odpovědět na email, zapřemýšlejte trochu. Zkuste se držet pár následujících tipů:

  • Zkuste odpovídat ihned, jak jen je to možné.
  • Možnost „Odpovědět všem“ využívejte velmi opatrně. Ujistěte se, zda opravdu všichni příjemci, kteří se automaticky vyplní, potřebují vaši odpověď vidět.
  • Vlákno emailu nechte ve spodní části a vaši odpověď pište nahoru. Tím si příjemce lépe připomene, o čem email je.
  • Nepoužívejte automatické odpovědi. Jsou příliš neosobní.

8. Kopie používejte minimálně

I když potřebujete poslat nějaký e-mail více lidem, snažte se jejich počet zredukovat na minimum. Často se totiž stává, že když někdo vidí více než čtyři příjemce, váš email automaticky ignoruje. Lidé si totiž začnou myslet, že by to, o co se v emailu jedná, mohl vyřešit někdo z těch dalších, kterým je určený.

Pokud však email musí vidět více lidí, používejte skrytou kopii. S jejím použitím totiž příjemci neuvidí ostatní příjemce, takže zůstane zachováno soukromí.

9. Používejte prostý text

Posílejte své emaily jako prostý text a ne jako HTML. Možná to není tak hezké, ale mnohem lépe se to čte. Je to totiž jednodušší a méně rušivé. Stejně je hlavní obsah textu a ne to, jak text vypadá.

10. Vyšperkujte svůj podpis

Není úplně na škodu přidávat si na konec každého emailu svůj podpis spolu s kontaktem. Aspoň na to nemusíte neustále sami myslet, protože podepsat se je slušnost. Avšak dbejte na to, aby váš podpis dodržoval základní emailovou etiketu.

Gmail: Pokud si chcete nastavit přidávání automatického podpisu v Gmailu, stačí zvolit ikonku nastavení v pravém horním rohu, možnost Nastavení a na kartě Obecné se zaměřit na oddíl Podpis, který najdete ve spodní části.

gmail-podpis-na-konec-emailu

Seznam: Podobně to funguje i na Seznamu. Klikněte na Nastavení v pravém horním rohu a hned v první otevřené kartě Osobní údaje můžete podpis nastavit.

seznam-podpis-na-konece-emailu

Outlook: V Outlooku při psaní zprávy vyberte na kartě Zpráva možnost Podpis ve skupině Zahrnout. Otevře se vám nové okno, ve kterém všechno nastavíte.

outlook-podpis-na-konece-emailu

Zdroj: computerhope.com, obrázky: eldorado, buurtaal.de, symprex.com, jillkonrath.com

Komentáře

Nahoru