Dnes vyšlo 1 článků

14 chyb v e-mailu – děláte je taky?

Dnešní mladí lidé by vám ve spoustě případů možná řekli, že e-mail už je přežitek a nic takového se přece pro komunikaci nepoužívá. Ale to se docela mýlí. E-mailová komunikace je stále vyhledávaná. Sice ne pro pokec s kamarády, ale pro pracovní záležitosti určitě.  A právě z toho důvodu by e-maily měly mít určitou formu. Dodržujete správné zásady?

Redaktoři BusinessInsider se zeptali odborníků a dali dohromady 16 nejčastějších chyb, kterých se lidé v e-mailech dopouští. Pojďme se na ně podívat.

1. Posílání urgentních zpráv, které vlastně vůbec nespěchají

Jestliže do předmětu napíšete SPĚCHÁ!!! či se nějak jinak budete dožadovat pozornosti, ačkoliv zpráva vlastně není až tak důležitá, doplatíte na to později. Až pošlete skutečně urgentní e-mail, nikdo tomu nebude věnovat pozornost.

email-1903444_640

Vyžadujete si pozornost zbytečně? Jednou na to doplatíte

2. Psaní CAPS LOCKEM

Vypadá to, jako když křičíte. Takže jestli nechcete, aby příjemce e-mailu dostal infarkt, vypněte CAPS LOCK. A taky nepoužívejte vykřičníky!!!

3. Příliš neformální tón

Styl zprávy by měl odrážet váš vztah s příjemcem, to je bezpředmětné. Ale příliš neformálnosti je určitě na škodu. Každý e-mail má mít svou formu – oslovení, zprávu, pozdrav. Vyhněte se zkratkám, které používáte v SMS zprávách, emotikonům, barevnému textu atd.

4. Příliš formální tón

Na druhou stranu se vyvarujte psaní, které vypadá, jako když jej má na svědomí robot. Buďte srdeční, přidejte nějakou vlastní poznámku k prostému strojovému sdělení, ať ukážete, že jste jen člověk.

5. Odpovědět všem

I když byl e-mail rozeslán hromadně více lidem, neodpovídejte všem, pokud to není bezpodmínečně nutné. Často se to stává omylem, tak si dávejte pozor, zda klikáte na Odpovědět či Odpovědět všem.

6. Přeposílání bez souhlasu

Možná víte, že se v e-mailu nachází taky taková ta kolonka Kopie (CC). Tu ale nevyplňujte, pokud nejste s druhým účastníkem komunikace domluvení, že si zprávu může přečíst i někdo jiný. Je to prostě proti e-mailové etice.

7. Odesílání e-mailu ve 3 ráno

Nemusíte nikomu dávat najevo, jaký jste workoholik, který nemá žádný sociální život. Jestliže chcete pracovat v noci, ukládejte si e-maily do konceptů a odesílejte je ráno.

apple-691323_640

Pracujete dlouho do noci? Nemusí to každý vědět

8. Neurčitý předmět

„Ahoj“, „FYi“, „To jsem já“ – tak přesně tyhle fráze příjemci neřeknou naprosto nic o tom, co se nachází uvnitř e-mailu. Tím pádem si nezískáte jejich pozornost a oni e-mail možná vůbec neotevřou.

9. Žádný předmět

Tak to je snad ještě horší varianta. Jak má člověk vědět, zda danou zprávu vůbec otevírat?

10. Směšné e-mailové adresy

Pokud posíláte e-maily jiným lidem než svým přátelům z účtů kyticka45@seznam.cz, moc dobrý obrázek si o vás neudělají. Cokoliv roztomilého, sexy, vulgárního či nesmyslného je prostě špatně.

11. Rozesílání zbytečných e-mailů

E-mailové řetězce tu snad byly tak v roce 2005. Dnes už je opravdu nepotřebujeme. Motivační citáty, dojemné příběhy a vtípky si nechte pro sebe.

12. Mnoho překlepů

Ani „Odesláno z iPhonu“ to nezachrání. Ať už píšete na mobilu, tabletu či počítači, vyhněte se překlepům. Prostě si text před odesláním ještě přečtěte.

finger-2056030_640

Píšete z telefonu? To vás neopravňuje k chybám

13. Neprofesionální fonty

Fialový Comic Sans? Ne. Vaše e-maily by měly být snadno čitelné. Nejlepší je používat Arial, Calibri či Times New Roman v klasické velikosti 12. A černou barvu samozřejmě.

14. Příliš dlouhé texty

Pokud už musíte sdělit něco dlouhého, rozdělte to do krátkých odstavců. V takové podobě je text lépe čitelný. Případně použijte číslovaný nebo nečíslovaný seznam, důležité informace můžete zdůraznit tučně či kurzívou.

Fotografie: Pixabay- Unsplash, TeroVesalainen, geralt

Komentáře

Nahoru