Archivovat je nutné i papírovou formou

Můžeme být šťastní, že v dobách elektronických dokumentů se už nemusíme probírat tisíci listů, abychom něco našli. Když si všechno přehledně pojmenováváte a třídíte, v počítači to najdete raz dva. Jenže některé dokumenty se stále vedou také v papírové formě.

Rovnoprávnost papírové a elektronické faktury vstoupila v platnost od začátku roku 2013, právě faktury, přijímací doklady nebo doklady o výdeji zboží se často uchovávají v papírové podobě. Zákon praví, že účetní doklady a záznamy musíte archivovat po dobu pěti let. Zda je někdy za tu dobu budete potřebovat a zda ve stovkách (možná tisících) faktur nasbíraných během pěti let někdy něco najdete, už zůstává otázkou, ale měli byste pro to udělat maximum.

Archivujte přehledně

Asi nejlepším způsobem, jak uchovávat hory dokumentů, je třídit je do krabic a ty si pečlivě popisovat, abyste hned na první pohled věděli, v jaké krabici je který rok a který měsíc. Dokonce existují speciální archivační krabice. Mají takovou velikost, aby se do nich dobře skládaly dokumenty ve formátu A4, můžete si pořídit také speciální archivační krabice na šanony. Jestliže to chcete mít obzvlášť pořádně, každý měsíc můžete dát do samostatného archivačního boxu a tyto boxy pak naskládat do krabice.

archive

Všechno je potřeba hezky třídit a označit

Proč utrácet za archivační krabice?

Samozřejmě že byste faktury mohly naházet do krabice od bot, ale…

Speciální úložné krabice mají speciální rozměry. Jsou uzpůsobené na velikost papíru A4, nikde se vám nebude nic mačkat.

Krabici můžete strčit kamkoliv. Jakmile máte dokumenty zavřené v pořádné krabici, můžete je odnést třeba na půdu. Prášit se bude na krabici, ne na papíry.

Krabice se dobře popisují. Abyste se v nich vyznali, je potřeba je barevně označit nebo aspoň popsat. Proto se vyplatí pořídit si archivační krabice, které jsou kartonové – tedy čistě hnědé.

Jsou nějaké alternativní možnosti?

No jasně. Nikdo vám nebrání, schovávat faktury po šuplíkách. Ale garantujeme vám, že jich za chvíli budete mít málo. Nebo si můžete platit firmu, která se vám o archivaci postará. Nicméně to už vám daleko výhodněji vyjdou ty krabice.

Fotka: Flickr - DRs Kulturarvsprojekt

Komentáře

Nahoru