Daniel Gamrot: Často nazýváme soustředěním půlhodinovou práci na úkolu přerušovanou třemi „přestávkami“ pro kontrolu e-mailu

Být produktivní v práci, stíhat plnohodnotný odpočinek, trávit čas s rodinou a ještě mít koníčky na rozptýlení své mysli. Zdá se to jako utopie? V současném hektickém světe je to složité, ne však nemožné. Stačí si umět nastavit pravidla a správně si zorganizovat svůj čas.

Problematikou osobního time managmentu se zabývá Daniel Gamrot, který nám poskytl rozhovor o tomto tématu. Bavili jsme se o prokrastinaci, organizaci času, mentálních mapách, nových technologiích, ale také o kurzech, které Daniel vede.

Daniel Gamrot se věnuje i dalším oblastem. Pomáhá s efektivním využitím mobilních zařízení ve firmách a zároveň je odborníkem na službu Evernote. Ale to už je zase jiná pohádka. O tom se budeme bavit někdy příště.

Ahoj Danieli. Prokrastinuješ někdy?

Občas uletím. Ale pak velmi brzy vytvářím opatření, pokud to dává smysl. Energii, kterou bych věnoval odkládání, raději věnuji konkrétní akci. Skvělou prevencí je můj oblíbený zjednodušený model řešení „problémů“ – co se stalo → jaká byla příčina→ jaké je řešení → co je další krok→ kdy ho uděláš. Toto aplikuji vždy, když zjistím, že něco odkládám.

dan_hires_014

Daniel Gamrot

Dnes se vedou o prokrastinaci časté a vášnivé debaty. Je to trend poslední doby, nebo se prokrastinovalo vždycky?

Tím myslíš, jestli se i kdysi odkládalo psaní domácích úkolů na chvíli, kdy bylo pět minut do zvonění? Že váháš. Lidé o tom rádi mluví, diagnostikují si „chorobu“, hledají návod na to, jak s tím vším zatočit, ale ve finále buď neudělají ani jeden další krok nebo je to brzy přestane bavit (najdou si na hraní něco jiného, jednoduššího, třeba mrknou do e-mailu nebo na FB zeď). Chtějí změnu okamžitě. Ideálně jen s minimálním úsilím.

Mají na to vliv nové technologie?

Určitý vliv tam jistě je. Existuje více možností, kam odskočit od rozpracovaného úkolu. Nebo na něm třeba ani nezačít pracovat. Sáhnout po mobilu je jednoduché, stejně jako přepnout se z dokumentu, který mám právě teď otevřený a měl bych na něj zaměřit pozornost do okamžiku, než dopíšu odpovědi, do jiné aplikace. Díky zjednodušené dostupnosti možností, jak se nechat rozptýlit, se tak přirozeně děje častěji. Jsme odjakživa hladoví po informacích. A moderní technologie nám krmení v podobě informací zprostředkovávají, ať už jde o SMS, WhatsApp, Messenger nebo třeba RSS čtečku.

Já si naordinoval podobný informační režim, jako u jídla – několikrát denně, pouze vybrané kousky, v malých dávkách a hlavně – jednou za čas zjistit, jaký to má na mě vliv. Nikdo mi však jídlo nesmí nutit. Všiml sis, kolik lidí dnes otáčí zápěstí, aby si přečetlo textovou zprávu, která před vteřinou přišla, a na kterou je upozornily chytré hodinky? To je pak jako na rodinné oslavě… „Vezmi si ještě chlebíček. A jednohubku. A ještě koláček. A ten čokoládový dort. A už si dlouho neměl chlebíček. A jednohubku.“

Jelikož jsi odborník na time management – česky by se asi dalo říct na organizování času, co vlastně lidem radíš? Učíš je nějaké obecně platné postupy, nebo se zaměřuješ na jejich osobnostní rysy a podle toho se jim snažíš pomoci?

Moc neradím a přístupů může být opravdu více. Hodně záleží na tom, jak si ten, kdo mi práci zadá, představuje výstupy. Jinak vypadá tříměsíční spolupráce s jedním člověkem a jinak jednodenní školení nebo trénink ve větší skupince. Speciální kapitola jsou pak přednášky, do kterých se snažím vnášet hlavně své přístupy. Posluchači je mohou zkopírovat nebo na jejich základě upravit svůj přístup. Nic jako obecně platný postup však neexistuje.

BarCamp2014025

Daniel přednášel na BarCampu

Jak takové školení probíhá?

Někdy se stav a uvidíš. Tříhodinový kurz je jeden formát. Teď třeba v rámci jednoho projektu Digitální akademie pracujeme i v dvouhodinových blocích (dva bloky denně, každý blok jedno téma – soustředění, systém, práce s informacemi apod.) po dobu 2-3 týdnů s jedním týmem. To je tedy další možnost. Standard bývá jednodenní školení (cca 6 hodin), které ale často chci převést na dlouhodobější spolupráci. Po školení lidem dávají výstupy smysl, ale (čímž se vracíme na začátek) často pod návalem práce odkládají realizaci – konkrétní drobné další kroky. V tom je rád podporuji, je to pole, na kterém se cítím být velmi silný. Vím, že stačí málo, ale je potřeba začít „cokoliv“ dělat. Průběh stavím hodně podle týmu a lidí v něm. Nejlepším výsledkem pro mě je naučená nová dovednost, která se později změní v naprosto přirozenou a spontánní reakci na situaci, se kterou se účastník tréninku v minulosti neúspěšně potýkal, (příkladů může být hodně, ale zrovna včera jsme dokončili s klientem jednu oblast, kdy on pravidelně dostával hotové úkoly od kolegů s dost velkým zpožděním, což se projevilo na uzavření projektů po termínech) když si s ní dokáže poradit sám, mám hotovo.

Kdo je tvůj typický klient, jestli se tak někdo dá vůbec označit?

Odpověď, že je to firma, tě asi neuspokojí, že? Ale ona to je pravda. Nechci však odbíhat – jsou to operátoři, banky, pojišťovny, IT společnosti, strojírenské firmy… Ten seznam je již skutečně dlouhý.

Jsou různé fáze, ve kterých mě firmy, nebo lépe řešeno jejich zástupci, oslovují. Může to být z čistého zájmu o téma, za účelem vytvoření preventivní opatření. Nebo mě chtějí jako někoho, kdo je naučí používat „hasící přístroj“ v podobě změny přístupů, když už krize nastala a firma nestíhá. Poslední fáze je nejzajímavější a dosahuje se při ní nejlepších výsledků. Dají se totiž poměrně rychle dohledat situace, které způsobují neproduktivní práci. A lidé mohou ihned praktikovat nápravná opatření. Pokud přijdu v době, kdy je firma v pohodě a všichni si užívají zenového klidu, je hodně náročné probudit v nich zapálení.

V čem dělají lidé největší a nejčastější chyby, když se snaží ukočírovat svůj čas a vše vměstnat do kalendáře?

Žebříček nemám, ale mám jednoho favorita – soustředění. Na práci, na sebe, vlastní energii, závazky, na rodinu… Tohle nám jde poslední dobou čím dál tím hůř. Často nazýváme soustředěním půlhodinovou práci na úkolu přerušovanou třemi „přestávkami“ pro kontrolu e-mailu. Téměř každé vyrušení se dá částečně potlačit. Na jednom z workshopů procházíme jedno vyrušení po druhém a hledáme řešení. Vždy existuje. Jen je opět potřeba další krok.

Dobře, a když už nějakou chybu udělám, tak jak z toho elegantně vybruslit, když se na mě hrnou nedodělané úkoly ze všech stran? Do takové situace jsem se totiž dostal už několikrát. To se tak člověk jednoho krásného dne probudí a zjistí, že už hodně věcí odložit prostě nejde, a přitom má před sebou míň času, než by potřeboval.

Den má opravdu jen 86 400 vteřin. Do podobné pasti se dostal alespoň jednou skutečně každý. Upřímně – jsi teď tady? Stalo se něco naprosto tragického? Nechci to zlehčovat, v tu chvíli to asi nebyl fajn pocit. Pokud se dostanu do podobného stavu, zavřu oči, dýchám a představuji si, jak na mě z výšky několika kilometrů někdo kouká. Představuji si sám sebe jeho očima. A když si k tomu domyslíš další prvky v okolí (20 000 dalších podobně neklidných lidí, pes toužící chytit svůj ocas, policista uprostřed křižovatky…), přijde ti ten tvůj jeden „problémek“ skutečně malicherný. Bacha na to, ať v této pozici neustrneš hodinu. Pár vteřin stačí.

Pak zatneš zuby, rozsekáš si úkoly třeba podle MoSCoW (způsob určování priorit úkolů nebo požadavků) nebo jiného přístupu a pustíš se do práce. Důležité je na tento stav nezapomenout a opět vyvodit nějaký další krok, díky kterému snížíš riziko, že se ti něco podobného stane v budoucnu.

Je pro mě naprosto klíčové plnit závazky – pokud někomu něco slíbím, tak udělám maximum pro to, abych to splnil. A zároveň dbát na odpočinek, starat se o rodinu, udržovat se v kondici… Proto si udržuji přehled o své práci a vždy mám časovou rezervu (většinou kolem 40 % času). Ta jde zaplnit vždy. Pokud mělo tvé nestíhání fatální následky, poučíš se z toho. Jednoduše – buď připravený na neúspěch, ale udělej maximum pro to, abys uspěl.

Souvisí spolu nějakým způsobem správné organizování času a produktivita, s kterou člověk konkrétní činnosti vykonává?

Určitě ano, stačí chvíli sledovat své biorytmy ve spojení s pracovními návyky. Kdybych se dopoledne pouštěl do odpovídání na e-maily a jednoduchých činností, na konci dne bych zjistil, že nestíhám, případně, že výsledky mé práce za nic nestojí. Jednou za čas udělám kontrolní měření pro mě základních proměnných (energie, soustředění, kreativita) a dle výsledků si pak organizuji činnosti.

LifeNotes-92

Dan si umí zorganizovat své činnosti.

Z vlastní zkušenosti bych totiž řekl, že svůj čas moc dobře organizovat neumím. Na druhou stranu, když se na mě nahrne hodně věcí, tak často pracuji velice efektivně. Kolikrát se až sám divím, jak pozitivně na mě stres z nedostatku času funguje.

Tento tlak funguje. Je otázkou, jak dlouho to vydržíš, jestli jsou výsledky skutečně takové, jaké sis je ty nebo tvůj klient představoval, a jak se to podepíše na tvé náladě, vztazích, fyzické kondici. Život není jen práce, i když v ní trávíme třetinu dne. Pro mě je důležité, abych fungoval opravdu dobře ve všech svých rolích, nekašlal na zdraví a lidi kolem sebe. Chci si najít prostor pro sebevzdělávání a růst, cestování, sport, přátele, rodinu a aktivity, kvůli kterým tady jsem.

Zvládáš vše, co chceš, a cítíš se u toho dobře? Tak pokračuj v našlápnutém tempu, asi ti sedí. Je tam něco špatně? Bude potřeba něco změnit, samo se to neopraví.

V souvislosti s produktivitou a efektivitou mě napadá ještě jedna otázka. Hodně lidí říká, že je nejlepší pracovat ráno, že je člověk odpočatý atd. Přesto mně se nejlíp pracuje v noci. Jak to tedy je?

Pokud si zkoušel více variant a zjistil si, že lépe pracuješ v noci a nijak se to nepodepisuje na dalších aktivitách, které provozuješ, pracuj v noci. Mám řadu kolegů, kteří přes noc zažívají produktivní extáze. Pokud jim to jejich profese, tělo a okolí umožní, proč ne.

Jak jinak lze zvýšit produktivitu?

Přemýšlet o ni, experimentovat a kontinuálně pracovat na jejím zvyšování. Nebrat všechny ty články nebo knihy jako dogma, ale zkoušet tipy, které v nich najdeš. Osobně mi produktivita jako disciplína dává velký smysl. Díky tomu, že ji postupně zlepšuji, dokáži pracovat lépe, soustředěněji, rychleji a dosahovat skvělých výsledků u nejdůležitějších úkolů a projektů. Zároveň to není jen o práci. Jednoduše si užívám život.

Co když mám opačný problém a neustále se honím za produktivitou, i když někde v hloubi duše vím, že to dlouhodobě nejde zvládnout? Člověk přeci jen potřebuje dělat i jiné činnosti, třeba relaxovat. Zkrátka občas ubrat plyn. Jak z toho kolotoče ven?

To je podle mě špatné vnímání produktivity – lidé si myslí, že to je jen o tom, jak pracovat rychleji. Já do toho zahrnuji všechny oblasti, kterými člověk přes den žije. S tím souvisí třeba i tebou zmíněný odpočinek. Ano, dobře odvedená práce má obrovský vliv na tvou spokojenost. Ale abys dobře odvedl práci, potřebuješ k tomu další schopnosti, které s prací přímo nesouvisí.

Zajímáš se také o takzvané myšlenkové mapy, mohl bys čtenářům ve zkratce vysvětlit, o co se jedná?

Určitě. Je to technika, která mi pomáhá v utřídění myšlenek, zorientování se v nějaké problematice, plánování, prezentacích a v podstatě vždy ve chvíli, kdy potřebuješ promyslet nějakou situaci. Je hodně vizuální. Do mapy dáváš pár klíčových slov, nepotřebuješ sáhodlouze rozepisovat celé téma. To je její síla. Během chvilky máš problematiku před sebou a vzhledem k tomu, že není potřeba pročítat dlouhé odstavce textu, dokážeš s ní velmi obratně pracovat.

Jsou nějaká pevně daná pravidla pro tvorbu myšlenkových map, nebo se spíš jedná o jiný způsob myšlení a řešení určitých problémů? Když jsem se připravoval na rozhovor a četl si o myšlenkových mapách, tak jsem totiž zjistil, že něco podobného občas dělám také, ale vzniklo to celé spontánně podle mých potřeb, takže mám spíš vlastní pravidla a postupy.

Podle Tonyho Buzana existuje několik základních principů, které bys měl respektovat, aby mapy fungovaly co nejlépe. Barvy, obrázky, křivky… Tady se trošku rozcházíme. Každý má vlastní styl a postupy, které fungují. Dokonce i já, propagátor mind mappingu, dodržuji sotva dvě třetiny z nich. Vždy doporučuji si vyzkoušet jednotlivé prvky a zjistit, jestli mají přínos pro to, co potřebuji. Přece jen nejde o vizuální podobu, ale o výsledky – ty reálné, jednoduše věci, které uděláme. Mapa je pouze nástroj, který nám to může usnadnit, např. eliminovat zbytečnosti nebo vymyslet nový a nestandardní postup.

Jaké jsou podle tebe největší výhody myšlenkových map?

Jednoduchost, přehlednost a to, že kopíruje způsob, jakým přemýšlíš. Tudíž jsou velmi přirozené, nemusíš se je dlouho učit. Navíc jsou všestranné – osobně používám mapy pro plánování projektů (rozpad na etapy, export do Ganttova diagramu), řešení problémů (hodně je využívám pro myšlenkové pochody ala Ishikawův diagram), prezentace (prezentovat lze přímo z myšlenkové mapy) nebo psaní článků.

A mají i nějaká omezení?

Možná spíš existují překážky – lidé se bojí kreslit (sám jsem s tím bojoval), ale to skutečně není potřeba. Jednoduchou mapu načmárá každý. Také je podstatná změna způsobu myšlení – i když jsou podle mě myšlenkové mapy velmi přirozené. Přeci jen většina lidí píše řadu let řádek za řádkem a jedno slovo za druhým. U map to není potřeba (naopak, velké množství slov a přílišná linearita je v rozporu se základní myšlenkou a nabourávají funkčnost).

Podle tvých aktivit je vidět, že jsi poměrně velký fanoušek nových technologií. Pokud se nepletu, tak máš dokonce i vystudovanou školu technického směru. Musím se tě tedy zeptat. Opravdu nové technologie usnadňují život? Mají lidé díky nim více času?

Nikdy nebudou mít více času. 86 400 vteřin, více z tohoto dne nedostaneš. A už máš vlastně ještě méně. Technologie mi pomáhají v tom, abych se dokázal soustředit na to, co je důležité. Ale zároveň mě dokáží dostat do situace, kdy každou tu vteřinu utrácím naprosto zbytečně. Za to však nemohou technologie. Rozhodnutí je čistě jen na tobě – budeš koukat do mobilu nebo na přítelkyni? Pustíš si televizi nebo si budeš hrát s dětmi? Začneš pracovat na tom, abys příští rok povýšil nebo ještě naposledy zkontroluješ e-mailovou schránku? Nikdo jiný o tomto nerozhoduje. Pro mě jsou technologie nástroj, který mi pomáhá v produktivní práci. Díky MacBooku, který neváží ani kilogram, mohu odcestovat do Asie a soustředěně pracovat dva měsíce na nových projektech. Pokud potřebuji cokoliv konzultovat s klientem, zapínám Skype, Hangout nebo Facetime. Takto bych mohl pokračovat ještě dlouho.

Může bez nich člověk vůbec ještě normálně fungovat?

Ano, proč ne. Záleží na tom, jaký životní styl si zvolíš. A co je pro tebe normální. Osobně vytěžuji technologie, co to jen jde, ať už při cestování nebo práci. Nicméně jsem čtyři roky zpět potkal řadu lidí, pro které byl můj iPad první (a možná i poslední) technologickou hračkou, kterou za svůj život viděli.

Zasahují více do osobních životů, pracovních, nebo se to nedá říct?

Do životů. Nerozděluj to.

Na závěr tě musím trochu popíchnout. Zdá se mi, že poslední dobou se objevuje poměrně dost různých koučů, mentorů, poradců. Snaží se rozdávat rady z různých oblastí, ale často toho mnoho neumí, jen si chtějí namastit kapsu. V čem jsi ty jiný, co můžeš lidem nabídnout?

Byl jsem na začátku února na schůzce s HR ředitelkou jedné výrobní firmy. Pozvali si mě tam, protože je oslovila má prezentace. To jsou skvělé vstupní podmínky. Nicméně po formalitách v úvodu došlo na první otázku: „Měli jsme tady už čtyři školení Time Managementu. Ale nic se nezlepšilo. V čem jste jiný?“ Neznám špatné kouče, mentory ani poradce. Vyhýbám se jim. Pokud jim při domluvě kladeš vhodné otázky, prozradí se sami.

Osobně si nemyslím, že bych byl výjimečný lektor, měl speciální a jedinečné znalosti nebo prezentační dovednosti. Ale mám jasný směr – chci lidi podporovat na cestě za kvalitnějším životem (tu kvalitu si definují oni sami) skrze produktivní jednání. Proto jsem v předchozím odstavci zmíněné HR ředitelce odpověděl: „Každý jsme jiný. A to je právě často příčina nefunkčnosti školení zaměřených na podobná témata – snaží se lidem vnutit přístupy, které jim nejsou vlastní. Navíc je velmi snadné poslouchat a nadchnout se, ale další kroky – to už je jiná. Vlastně ani nevím, jestli bych to zvládl udělat lépe. Víte co? Nastavme si měřitelné záměry, kterých chceme dosáhnout, domluvme se, jak to vyhodnotíme, dejte mi dva měsíce a pusťme se do práce. Pokud výsledky nepřijdou, nechci po vás ani korunu.“

Snad ještě jednu otázku. Jak na první pohled poznat kvalitního lektora, kouče, či mentora? Dá se to nějak zjistit?

Ptej se. Jeho, ostatních lidí nebo internetu. Dnes je sice v té naší technologické síti možné cokoliv zakamuflovat, ale není problém dohledat za několik minut informace o tom, jestli s člověkem chceš nebo nechceš spolupracovat. Určitě jsou důležité vzájemné sympatie. I když i bez nich to někdy jde. Člověk, o kterém mluvíš, by měl být v ideálním případě tvůj partner, díky kterému se v rámci tématu posuneš dál. Proto se potkejte, zavolejte si… Jednou, dvakrát. Než mu svěříš větší firemní téma, udělej si s ním krátký pilot (jedno školení, konzultaci…). Prsten také nenasazuješ na prvním rande.

Díky Dane, mě tvé odpovědi zaujaly. Doufám, že se ti bude dařit i nadále. A snad se naše cesty ještě někdy střetnou, abys nám mohl říct další atraktivní informace.

Také děkuji, klidně se zase ozvěte. Zdravím všechny čtenáře.

Komentáře

Nahoru