Honza Dolejš: Nad plánováním svého dne bychom měli mít kontrolu, jen ne vždy úplně do puntíku

Mladistvý vzhled, ale přitom mnoho zkušeností. Honza Dolejš už má ve svém profesním životě leccos za sebou. Je spojován s online portálem Svět Androida, kde psal jako redaktor. Později se vypracoval na pozici šéfredaktora. Dlouhodobě se věnuje copywritingu. Tím jeho aktivity zdaleka nekončí. Honza Dolejš je také lektorem osobní produktivity a time managementu.

Honza DolejšAhoj Honzo! Opravdu máš všechen čas perfektně zorganizovaný, nebo občas také sklouzneš k prokrastinaci?

Ahoj! Klidně se přiznám, že jsem také jen člověk. A ne vždy mi vyjde všechno tak, jak jsem si naplánoval. :-) Myslím si ale, že je to dobře. Jsem na jednu stranu názoru, že člověk by měl mít svůj čas a aktivity pod kontrolou, ale není špatné čas od času udělat i něco neplánovaně. Jsme lidé a ne roboti. S prokrastinací ale zase takové problémy nemám, snažím se tomu hodně předcházet.

Proč se dnes tak často skloňuje slovo prokrastinace? Určitě to není jen doménou posledních let.

Prokrastinaci zná jistě každý, a přesně jak říkáš, není to nic nového. V posledních letech ovšem na jednoho člověka připadá více práce než před lety, což často vede k přehlcení a právě prokrastinaci. Samozřejmě tomu nepomáhají ani moderní technologie a sociální sítě, které nabízejí chvilkový útěk od práce a úlevu.

Jsem ovšem názoru, že to není hlavní příčinou prokrastinace, jak se mnozí domnívají. Na vině je většinou chybějící vize (= čeho chci dosáhnout a kam směřovat), což se proměňuje ve ztrátu motivace a chuti k práci. Prsty v tom může mít i perfekcionismus a strach ze selhání, kdy je pro nás snazší věci odkládat a nepříjemnostem se věnovat později.

V čem lidé nejčastěji selhávají při svém time managementu?

Největší problém vidím v absenci jakéhokoliv plánování, kdy běžný pracovní den u většiny lidí probíhá spíše formou hašení. Pak to dopadá tak, že lidé tráví spoustu času na nedůležitých úkolech a na to podstatné nezbývá čas. S tím souvisí i špatná volba priorit, snaha zvládnout vše a neschopnost říkat ostatním “NE”. Chybí nějaká vize a směr, který je v těchto situacích pomůckou.

Druhým nešvarem je špatné soustředění, které jsem trochu načal v případě prokrastinace. Moderní doba s sebou přináší neuvěřitelný počet všelijakých vyrušení. Lidé se zároveň snaží dělat více věcí zároveň, což ale náš mozek – bohužel – efektivně nezvládne. Výsledkem je, že nám práce nakonec trvá delší dobu a výsledky nejsou tak kvalitní.

Honza DolejšJe vhodné plánovat veškerý čas? Mám tím na mysli pracovní čas, ale také osobní volno atd.

Na tohle asi není jednoznačná odpověď, protože každému může vyhovovat něco jiného. Jsem ale přesvědčen, že nad plánováním svého dne bychom měli mít kontrolu, jen ne vždy úplně do puntíku. Pokud si budu plánovat celých 24 hodin, splnit se mi to určitě nepodaří. Dávám přednost plánování především opravdu důležitých věcí s tím, že si vždy nechávám dostatečnou rezervu pro věci, které nelze dopředu předpovědět.

Není přitom ani tak důležité, zda se jedná o úkoly do práce, osobní rozvoj nebo volný čas. Důležitá je každá z těchto kategorií a čas máme jen jeden. Spousta lidí si plánuje pouze pracovní záležitosti a zbylé oblasti života zanedbává. A to je chyba. Proto i plánování volného času může být dobrou pomůckou. U mě osobně byl největší posun kupředu v momentě, kdy jsem zpomalil, začal pracovat méně (ale na důležitějších věcech z pohledu mé vize) a našel si čas i na svou rodinu, koníčky a zdraví.

Jak je složité naučit se plánovat svůj čas? Na webu máš poměrně stručný e-book, v knihovnách je mnoho literatury, každý lektor má trochu jiné metody a techniky. Za jak dlouho uvidím první výsledky?

Nemyslím si, že by to bylo složité, ale je to rozhodně běh na delší trať. Oblastí, ve kterých se můžeš zlepšit, je spousta a každé zlepšení znamená posun v osobní produktivitě. Chce to ale zkoušet po menších krocích a přicházet na to, co funguje tobě. V literatuře a školeních se můžeš výborně inspirovat, ale nemusí to nutně znamenat, že co funguje tam, musí fungovat i tobě. Lektor by ti měl pomoci takové řešení snáze najít. Výsledky se dostaví klidně hned, ale samozřejmě ne tak, že ti ihned razantně zlepší život. Na tom je potřeba pracovat postupně.

Máš se ty osobně v této oblasti ještě kam posouvat?

Rozhodně. :-) Přestože se tímto tématem zabývám již řadu let, je toho tolik, že se bez nadsázky stále učím nové věci. Mnoho lidí si třeba neuvědomuje, že naše tělo není lineární stroj a musíme pracovat s jeho energií. Pravidelné cvičení, kvalitní spánek a správná strava úzce souvisí s tím, jak budeme při práci efektivní. I proto je těch oblastí tolik, že se je stále co učit a zkoušet. A je to ostatně i součást mojí vize, takže mě to naplňuje a žene kupředu.

Honza DolejšS time managementem souvisí také efektivita. Existuje nějaký univerzální způsob, který pomůže zvýšit produktivitu komukoliv?

Neexistuje nic jako manuál, který by tě naučil, jak být co nejvíce efektivní, přestože se tak spousta článků a knih tváří. Vždy je to o tom, aby člověk pracoval na sobě a hledal, co funguje v jeho případě. Na školeních se můžeš výborně inspirovat od lidí, kteří toho hodně vyzkoušeli a sám zjistit, co funguje právě tobě. Tím ale většinou cesta teprve začíná.

Ptám se na to, protože přeci jen jsme různí, takže každému může vyhovovat i něco jiného. Znám lidi, kteří nejlépe pracují pod tlakem. Je možné to také nějak začlenit do plánů a pracovat s tímto faktem?

Slýchávám to od klientů často, ale mnohdy se dobereme k tomu, že kvůli špatnému hospodaření s časem už ani vlastně jinak nepracují. A že to pro ně vlastně není lepší, ale spíše jediná možnost. I tak ale existují samozřejmě lidé, pro které tlak může být pomůckou. V takovém případě samozřejmě nedoporučuji dělat vše na poslední chvíli, ale spíše si sám dávat přísnější deadliny. Často pomáhá i třeba budík s odpočtem, který si natáhnu při realizaci nějakého úkolu a snažím se jej stihnout.

Odnesu si tedy z tvých kurzů, ale i z knížek, nějaké konkrétní rady, nebo si musím sám v praxi vyzkoušet, co konkrétně mi bude vyhovovat?

Myslím, že obě tvrzení jsou pravdivá. Na svých kurzech lidem rád ukazuji, co funguje mně nebo jiným lidem a s čím mám konkrétně zkušenosti. I když potom lidé přesně u takových způsobů či aplikací nezůstanou, je to pro ně minimálně startovní čára. Vyzkouší si to, zjistí, co by mohli udělat jinak a doladí si to k obrazu svému. A to je podle mě podstatné – s něčím začít a postupně to přetvořit tak, aby to pomáhalo v jejich konkrétních situacích.

Co přesně se v tvých kurzech můžu naučit?

Snažím se lidem ukázat, že osobní produktivita a time management neznamená nainstalovat moderní aplikaci a do ní nějak zapisovat úkoly. Snažím se všem ukázat sadu užitečných návyků, které se navzájem doplňují. Ukazujeme si hlavně jak pracovat s příchozími informacemi, jak je zapisovat, třídit a jak vytvořit funkční systém pro úkoly a projekty. Důležitá je i práce s prioritami a naučit se rozeznávat, co je a co není důležité. Společně pak hledáme způsoby, jak se při práci co nejlépe soustředit a odolávat vyrušením, aby čas, který máme k dispozici, byl co nejlépe zužitkován.

Teorii propojuji s praxí, a proto rovnou na svých kurzech ukazuji funkční systém v konkrétních aplikacích. Nejde ani tak o to, zda klienti nakonec použijí stejný nástroj, ale aby viděli “tu věc” funkční a mohli si představit její použití. To vám mnohdy knihy neukážou. Do budoucna se chci věnovat i dalším oblastem osobní produktivity, zejména pak správným zvolením své vize, prací s cíli i svou energií.

Honza DolejšVnímáš v průběhu času nějaké posuny v této oblasti? Objevují se nové trendy?

Dnes možná většina lidí, kteří se snaží plánovat svůj čas, setrvává v tzv. Time Managementu 3. generace – naučí se své úkoly plánovat a řadit podle priorit. 4. generace, jinak nazývaná také life management, se v našich končinách teprve rozšiřuje. Ta předchozí generace doplňuje hlavně o životní poslání (= vizi) a klade si za cíl spokojenost a vyrovnanost člověka. Životním prioritám se přiřazují úkoly, ne opačně jako u 3. generace.

Trendy ale samozřejmě stále přibývají a myslím si, že s moderními technologiemi a internetem bude hodně aktuální téma automatizace s použitím umělé inteligence nebo třeba outsourcing, který sice již funguje, ale jeho možnosti a dostupnost budou narůstat.

Nedílnou součástí dnešního světa jsou moderní technologie. Jaká je jejich role v oblasti time managmentu a efektivity? Převažuje negativní funkce, kdy rozbíjí pozornost jedince, nebo naopak převažuje kladný dopad?

Já osobně nové technologie vítám a jsem přesvědčen, že když je uchopíme správně, mohou nám výrazně pomoci. Je ale potřeba si vždy nastavit správné mantinely. V případě pozornosti je jistě záplava notifikací a dostupnost zábavy (sociální sítě, YouTube …) na každém rohu nebezpečná a je potřeba si vybudovat správnou disciplínu. Na druhou stranu takový mobilní telefon, do kterého mohu kdekoliv snadno a rychle ukládat informace nebo v něm nosit všechny své záležitosti, je pro mě vítanou změnou.

Mám celou řadu klientů, kteří se moderním aplikacím vyhýbají a stále setrvávají na papírových diářích a pomůckách, protože jim vyhovují více. Myslím si, že je to správně. Návyky, se kterými klienty seznamuji, lze totiž stejně dobře uplatnit v moderním nástroji, ale i třeba na obyčejný papír. A člověk by si zase měl vyzkoušet to, co jemu nejvíce padne. Já osobně si vždy naplánuji nějaký den, ve kterém vůbec nepoužívám internet. Doporučuji vyzkoušet. :-)

Honza DolejšMohou moderní technologie nabídnout vůbec nějaké nové možnosti v oblasti plánování, efektivity práce a osobní produktivity? Nebo je to jen další alternativa k „papíru a tužce“?

Nemyslím si, že by přinášely něco revolučního. Vždy je to spíše o tom, jaká pravidla, myšlení a postupy používáš ty. Na druhou stranu ti moderní nástroje mohou ušetřit čas díky snazšímu zadávání, dostupnosti, vyhledávání apod. Stejně tak automatizace může uspořit spoustu času. Jsem sám zvědav, jaký názor budu mít za pár let, až se technologie zase o něco posunou.

Bez jakého softwaru by ses ty osobně neobešel? Případně, jaký software bys doporučil našim čtenářům, kteří si chtějí začít lépe organizovat čas a pracovat efektivněji?

Mezi mé oblíbené nástroje patří Trello pro správu úkolů a Google služby pro kalendář, komunikaci nebo práci se soubory. Jsem fanouškem Androidu a chytrý telefon mi pomáhá každý den. Troufnu si ale říci, že bych si dokázal najít i jiné nástroje, protože můj způsob práce by šel aplikovat i na jiné alternativy. Spíše je to o těch návycích.

Tak či tak bych Trello rozhodně doporučil lidem, kteří nikdy žádný podobný nástroj nepoužívali. Oproti jiným nástrojům se odlišuje hlavně ve své vizuální stránce, kdy jsou úkoly interpretovány jako lístečky, které pak šoupeš po nástěnce v různých sloupcích. Je navíc zdarma a má povedené aplikace pro Android i iOS.

V poslední otázce bych se chtěl zeptat ještě na jednu věc ohledně osobního rozvoje. Přijde mi, že je to v poslední době taková mantra. Všichni se neustále musíme vzdělávat a růst. Je to správné? Zdá se mi, že to může mít na lidi negativní dopad. Mohou být ve stresu, a pak končit jako v Japonsku. Přepracovaní zoufalí lidé, kteří dosáhli limitu a končí sebevraždou. Jaký je tvůj názor?

Může se stát, že díky lepšímu time managementu zvládneme pracovat efektivněji, což vede k tomu, že si toho nabalujeme víc a víc. A pak samozřejmě může dojít k přepracování. Proto si myslím, že je důležité se zaměřit na všechny oblasti osobní produktivity – správně pečovat o zdraví, pravidelně odpočívat a spíše než dělat více věcí, dělat méně, ale o to důležitější. První krok by podle mě mělo být zpomalení, uvědomění si priorit (svých životních cílů) a podle toho se řídit.

Děkuji za rozhovor! Budu ti držet palce, ať se daří.

Také děkuji a zdravím všechny čtenáře! Kdyby se někdo chtěl dozvědět víc, může se podívat na můj web - honzadolejs.cz.

Zdroj fotografií: Archiv Honzy Dolejše

Komentáře

Nahoru