INZERCE: Archivace nebo radši skartace: Co dělat s dokumenty v papírové formě?

INZERCE: Archivace nebo radši skartace: Co dělat s dokumenty v papírové formě?

Možná si říkáte, že v dnešní době už je to trochu zbytečná otázka. Dneska prostě stačí zmáčknout tlačítko Delete. Teda většinou. Ještě pořád se najdou případy, kdy se setkáte se spoustou dokumentů v papírové podobě. Jenže co s nimi?

Pokud je potřebujete nějak uchovávat, stojíte před problémem. V digitální podobě je archivace maličkostí. Prostě si jen koupíte nějaký velký externí disk nebo zajistíte dostatek volného místa v nějakém cloudovém uložišti. Jenže když máte hromadu papírů, je to trochu složitější.

Běžný člověk soukromě asi žádné takové hromady papírů, které by potřeboval dlouhodobě uchovávat, nemá. Nicméně pokud už máte nějakou firmu, i kdyby byla třeba jen menší, obvykle je nutné nějakou dobu uchovávat různé faktury, smlouvy nebo například seznamy zaměstnanců.

Pak máte v podstatě dvě možnosti. Buď si na archivaci vyčleníte nějaký svůj prostor. Možná nějakou velkou skříň, možná třeba nějakou místnost. Záleží samozřejmě na objemu uchovávaných papírů. Pokud se vejdete do té skříně, je to ještě v pohodě. Pokud by se vám hodila celá místnost, kterou ale nemáte, nezbývá vám nic jiného, než se uchýlit k druhé možnosti.

Druhou možností je nechat si dokumenty archivovat někde externě. Existují firmy, které se tím zabývají. Než se ale k této šanci upnete, ujistěte se, že je nějaká taková možnost ve vaší blízkosti. Přece jen vozit staré faktury třeba do Prahy by se vám asi vážně nevyplatilo. To by pak možná bylo lepší přistavět si tu jednu místnost. Nebo si prostě vyberte firmu, která nabízí dopravu zdarma. Třeba firma REISSWOLF nabízí dopravu zdarma po celé České republice.

A co až je přestanete potřebovat?

Nastat ale může i naprosto opačná situace – že se těch dokumentů potřebujete zbavit. Koneckonců na to jednoho dne dojde i tehdy, pokud je budete archivovat. Většinou se takové papíry archivují třeba po dobu pěti let. A co pak s nimi? Obsahují totiž osobní data nebo informace, které by se nikdo neměl dozvědět. Vyhodit je jen tak někde do kontejneru na papír proto není ideálním řešením. Nehledě na to, že pokud máte opravdu větší množství dokumentů, určitě by se do toho kontejneru nevešly.

V tom případě je asi nejlepším řešením skartace. Dokumenty budou upraveny do takového stavu, že z nich nepůjde nic vyčíst. Jedině že by měl někdo velkou praxi ve skládání puclíků, dal si tu práci a papíry si zase hezky poskládal. Sami ale jistě uznáte, že to je vcelku nereálná možnost. Nebo byste si na to troufli?

Samozřejmě asi nebudete skartovat tisíce listů doma. Jednak by to příliš trvalo, jednak zřejmě nemáte potřebné skartovací zařízení. Existují na to firmy, podobně jako na archivaci. Vzpomeňme si třeba na REISSWOLF, která nabízí zdarma i dopravu po celé republice.

Fotografie: Flickr - Andrea Pesce

Placená inzerce na magazínu Objevit.cz. V případě zájmu o reklamní články, či jiný způsob reklamy nás informujte.

Komentáře

Nahoru