Mistrovství „To-Do“ listů

Seznam úkolů je nevyhnutelný, prastarý nástroj produktivity. Cílem je vytvořit si pořádek v chaotickém životě a naučit se ovládat své povinnosti. Většina z nás při dodržování úkolů z „To-Do“ listu selže, o čemž svědčí také skutečnost, že 63 % bylo kvůli tomuto nedostatku na začátku roku propuštěno. Přestože se seznamy úkolů zdají být obtížné, nejsou. Janet Choi z firmy iDoneThis vám prozradí, proč většinou „To-Do“ listy selžou a jak je používat ke svému prospěchu.

„V iDoneThis jsme mívali „To-Do“ listy a z našeho průzkumu vyplívají zajímavá čísla,“ prozradil Janet Choi.

  • 41 % „To-Do“ položek nebylo nikdy dokončeno.
  • 50 % dokončených „To-Do“ položek bylo provedeno během jednoho dne.
  • 18 % dokončených „To-Do“ položek bylo provedeno během jedné hodiny.
  • 10 % dokončených „To-Do“ položek bylo provedeno během minuty.
1884ebez6e4gapng

„To-Do“ listy

Jinými slovy. Lidé nejsou tak dokonalí v dokončování svých úkolů. Úkoly, které dokončí, dělají rychle. A úkoly, které jsou označené jako hotové, nekorelují s plánovanými „To-Do“ úkoly.

Populární seznamy úkolů se mohou zdát jako neefektivní, což je paradox. Je tedy seznam úkolů pouze tupý nástroj, který by měl ovládat produktivitu a donutit nás udělat své úkoly? Nebo má hlubší význam a má nám pomoci zorganizovat si pořádek ve svých povinnostech? Podívejme se na hlavní problémy, proč „To-Do“ listy selhávají.

Problém číslo 1: Příliš mnoho úkolů

Většina z nás si na seznam napíše spoustu úkolů. Sociální psycholog Roy Baumeister a novinář John Tierney napsali knihu Síla vůle: Znovuobjevování největší lidské síly. Ve své knize poznamenali, že člověk má každý den 150 různých úkolů najednou, a proto splnění seznamu s těmito úkoly na pondělí by zabralo celý týden. A to je hlavní důvod selhání „To-Do“ listů.

1884ec4mobob3jpg

Příliš mnoho úkolů na seznamu škodí

Člověk se obává, že úkoly nestihne splnit. To má negativní dopad na řešení úkolů a výsledky jsou znepokojující. Kniha popisuje, že se lidé obávají, že se budou výsledky lišit od stanovených cílů. Na tom pak bude trpět produktivita, psychické i duševní zdraví.

Můžeme tedy říct, že „To-Do“ listy něco dávají a něco berou. Seznam úkolů pomáhá si pamatovat veškeré úkoly. Zároveň se jedná o nástroj, který může způsobit úzkost.

Problém číslo 2: Jak děláme „To-Do“ listy

Zásadním problémem je, že neděláme seznam úkolů dobře. Nevíme, jak správně sestavit úkoly. Není to tak jednoduché, jak se na první pohled zdá. Seznam úkolů by měl představovat jakousi vaši externí paměť, ve které bude uložené vše, na co byste jinak zapomněli. Správně, tohle jste určitě věděli. Nicméně, spousta lidí vnímá „To-Do“ listy jako otravující.

Začnete myslet negativně, pokud uvidíte nesplněné a nedokončené úkoly. To je známý efekt Zeigarkinové. Nedokončené úlohy se patrně v důsledku trvajícího motivačního napětí pamatují lépe a více než úkoly ukončené.

Ukazuje se tedy, že „To-Do“ seznamy nejsou natolik užitečné, pokud si představíte seznam nedokončených úkolů. Mnozí nemají při formulování úkolů promyšlené kroky a plány, tudíž jsou konfrontovaní mnoha úkoly a málo návrhy, jak postupovat, a proto úkoly nesplní. Pamatujte si, že podrobný seznam úkolů je pro vás, abyste byli lepší.

1884eboud14dkjpg

Udělejte si dobrý seznam úkolů.

Problém číslo 3: Dáváme si příliš mnoho času

Statistiky ukazují, že člověk plné své úkoly rychle. Pokud si rozdělíte úkol na několik kroků, vyžaduje to méně úsilí, energie i času. Měli byste si nastavit vhodnou časovou lhůtu, do kdy musí být daný úkol splněný. Pokud nastavíte příliš mnoho času ke splnění daného úkolu a během toho budete ještě pracovat na něčem jiném, pravděpodobně úkol ze seznamu ani nedokončíte.

Problém číslo 4: Budoucnost je plná nepředvídatelných situací

Lidé si nedělají „To-Do“ listy, protože neumí úkoly správně formulovat a sestavovat. Spousta lidí neumí počítat s nepředvídatelnými situacemi a nedokáže je zařadit na svůj „To-Do“ list, a to je velká chyba. Nemůžeme předpovídat, zda se nám zpozdí vlak, zda se dostaneme do dopravní zácpy, zda se nám stane dopravní nehoda, zda nám někdo zavolá, zda si někdo naplánuje s námi schůzku narychlo a podobně. Nepředvídatelné situace se objeví, protože budoucnost nemůžeme předpovídat. A právě na těchto situacích spousta seznamů úkolů ztroskotá.

1884ecehsh9ymjpg

Vylepšete svůj „To-Do“ list.

Jak zlepšit svůj „To-Do“ list?

  • Udělejte si konkrétnější plány. Je to jednodušší. Přemýšlejte o tom, jak budete při plnění úkolů ze seznamu úkolů postupovat.
  • Implementujte plánovací strategii. Naučíte se automatizovat požadovanou akci. Jste režisérem ve hře svého života a dáváte pokyny, aby se jednalo určitým způsobem.
  • Stanovte si kratší termíny. Budete pracovat rychleji a mnohem lépe.
  • Upřednostňujte. Podívejte se na seznam všech 150 úkolů, které musíte v jeden den udělat, a vyberte si jen ty nejdůležitější. Je lepší neudělat 5 nedůležitých úkolů a splnit 1 důležitý úkol. Ne naopak.
  • Uvolněte se. A buďte realističtí. Za jeden den 150 úkolů nestihnete, tak se o to ani nesnažte.
  • Myslete na nepředvídatelné situace. Ty vám prostě jednou za čas „To-Do“ seznam rozhodí.

Zdroj / Foto: Life Hacker

Komentáře

Nahoru