Dnes vyšlo 2 článků

Naučte se lépe organizovat své Gmail kontakty

Naučte se lépe organizovat své Gmail kontakty

Jistě jste již někdy zabrousili ve vašem Gmailu na záložku Kontakty, pokud ano a ztratili jste se v nepřeberném množství vámi získaných kontaktů. Tak vám v dnešním článku představím 6 užitečných typů pro jejich lepší organizování.

Po dočtení budete tak schopni synchronizovat vaše kontakty s ostatními službami např. LinkedIn a nebo třídit kontakty na jednotlivé pracovní skupiny. Nadešel čas pracovat se svými Gmail kontakty jako skuteční profesionálové.

1. Vytvořit si Google Skupiny kontaktů

Google již umožňuje organizování kontaktů na základě vašich Google+ kruhů.  Zároveň i uživatelé Androidu, mají svůj seznam oblíbených kontaktů, ale někdy to prostě nestačí.

Je možné roztřídit své kontakty do skupin a vytvořit si tak organizované seznamy. Tato funkce je nutností například pro profesionály, kteří pravidelně komunikují v malých týmech.

Je to tak jednoduché, stačí přidat jednotlivé kontakty, s kterými budete pravidelně komunikovat v rámci projektu do jedné skupiny a již není třeba výběru jednotlivých e-mail adres samostatně a potenciálně tak na někoho zapomenout.

2. Najít a sloučit duplicity

Google vám umožňuje najít a sloučit duplicitní kontakty nebo kontakty, u kterých se domnívá, že jsou příbuzné. Chcete-li to provést, přejděte na Další v rozbalovací kartě a zvolte Najít a sloučit duplicity…

Můžete si tak uložit více e-mailových adres pod jedním kontaktem nebo odmítnout návrhy společnosti Google. Nezapomeňte, že služba není dokonalá, a možná budete muset jít zpět a ručně sloučit jeden nebo dva kontakty, které Google nerozpozná, že se k sobě vztahují či naopak.

Navštěvujte pravidelně své kontakty. Sloučení je jeden z dobrých způsobů, jak svůj seznam kontaktů udržíte organizovaný a přehledný.

3. Upravte nastavení Automatické ukládání

Google ukládá automaticky každou e-mailovou adresu, se kterou jste kdy byly v kontaktu. Najdete je v položce Další kontakty ve vašich kontaktech. I když se automatické ukládání může zdát na první pohled velmi užitečné, především z důvodu, že se Vám již nestane, že byste někdy ztratili nějakou e-mailovou adresu.

Pro osoby, využívající Gmail poštu k hromadným zprávám potenciálním klientům nebo jiným velkým skupinám cizích lidí, to není zrovna dvakrát přínosné pro udržení svých kontaktů  v organizovaném stavu.

Chcete-li tuto funkci vypnout, přejděte skrze ozubené kolo ve vaší poště do Nastavení.

Zůstaňte v záložce Obecné a vyhledejte možnost Vytvořit kontakty pro automatické dokončování:  zde přepněte z možnosti Po odeslání zprávy novému uživateli přidat tohoto uživatele do skupiny Další kontakty a umožnit tak v budoucnu automatické dokončování na možnost Budu přidávat kontakty sám/sama. Nezapomeňte změny uložit.

4. Synchronizace kontaktů z LinkedIn

Pokud nejste pravidelným uživatelem sítě LinkedIn, může se snadno stát, že vaše kontakty, získané např. na obchodním jednání, upadnou v zapomnění.

Stanou se opomíjenými položkami ve vašem profilu. Jejich naimportováním do vašeho Gmail účtu vám umožní mít všechny kontakty vždy v pravý čas po ruce.

Na stránce LinkedIn klikněte na položku Síť a v nabídce vyberte Kontakty. Na pravé straně klikněte na ozubené kolo. Zobrazí se Vám níže uvedená obrazovka, ze které můžete synchronizovat Gmail, Yahoo, Outlook nebo iPhone adresář s vaším LinkedIn profilem.

Lze též exportovat vaše LinkedIn kontakty např. do *csv souboru skrze pravé menu   “Advanced Settings“ a možnost Export LinkedIn Connections.

Poznámka LinkedIn kontakty:

Jednou z výhod LinkedIn, použitého jako primárního adresáře, je to, že klade důraz na aktualizaci informací o jednotlivých kontaktech. Již nemusíte mít na paměti, že pokud Petr změní zaměstnání, budete nuceni opětovně shánět na Petra nový kontakt. LinkedIn se postará za vás a novou adresu a synchronizuje ji s vaším kontakt listem.

5. Manuální aktualizace

Možná kroutíte nevěřícně očima. Ano já vím, je to bolestné, ale pokud chcete udělat něco perfektně, udělejte si to nejlépe sami. Nejlepší způsob, jak začít, je přejít do vašich kontaktů, otevřít skupinuDalší kontakty, a začít k jednotlivým kontaktům doplňovat co možná nejvíce informací, které máte k dispozici.

Další cesta vede skrze manuální úpravy, jako aktualizovat kontakty, vymazat pravopisné chyby v e-mailech (všichni máme alespoň jednu uloženou), a smazat staré e-mailové kontakty, jejichž adresy jsou buď neplatné nebo již zastaralé.

6. Zálohujte své kontakty

Doporučujeme vám vaše kontakty pravidelně zálohovat pro případ, že byste přišli či ztratili přístup k vašemu účtu (např. při změně zaměstnání).

Formát, ve kterém exportované kontakty jsou, je plně podporován jinými službami. Snadno vaše kontakty naimportujete např. do LinkedIn nebo do vašich dalších soukromých či firemních emailů.

A jakým způsobem spravujete vaše kontakty vy?  Napište nám o tom!

Jan Zítko je náš Google Apps Specialista. Je zaměstnancem společnosti LinkSoft, autorizovaného prodejce služeb Google Apps.

Komentáře

Nahoru