Dnes vyšlo 1 článků

Tisková zpráva: Teko Technology: České tištěné faktury jsou pro automatizaci noční můrou

Tuzemské papírové faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Protože nejsou pravidla pro vypracování přísně daná, každý si vytvoří formát, jaký se mu zamlouvá. Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si nevědí rady. Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo podle propočtů ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Věc je to proto důležitá a obecně poptávka po elektronizaci dokumentů stoupá v celé České republice. Jedním z měřítek je i prodej multifunkčních tiskáren, vzrůstá potřeba cloud computingu s oběhem a „tiskem“ elektronických dokladů, resp. jejich zachováním v elektronické podobě a sdílením, jež tyto tiskárny podporují, míní zástupci Teko Technology, předního tuzemského výrobce a distributora kancelářské techniky.

„Komu by se nelíbilo, aby místo skladu a archívu účetních dokladů měl vše jen přístupné skrze počítač. Elektronická data je však nutné ukládat, což vede ke zvýšení požadavků na datová úložiště. Ovlivňuje to i bezpečnost a dostupnost dokumentů resp. riziko napadení uložených dat,“ uvažuje Petr Kempa, produktový manažer Teko Technology. Menší společnosti i podnikatelé však podle jeho zkušeností zatím stále tisknou a ani to příliš nevypadá, že by se „papíru“ úplně vzdali.

Problém s elektronickou fakturací představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent.

Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.

Úspory v řádech miliard

O elektronických fakturách se debatuje podle zástupců Teko Technology nejen z důvodu letošní novely zákona o DPH, která zrovnoprávnila elektronické a tiskové faktury a tímto krokem se česká legislativa srovnala s normami EU, ale hlavně z hlediska výrazných finančních úspor pro podniky.

Elektronická fakturace umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk ve formě papíru a náplní do tiskáren či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.

Papírová forma se zachová

„Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje,“ míní Petr Kempa z Teko Technology. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.

Rádi bychom vám nabídli prostor pro vaše tiskové zprávy. Pokud chcete, abychom o vás dali vědět, případně o vaší slevové akci, pořádané konferenci, novém produktu a podobně, můžete nás kontaktovat na emailovou adresu redakce@objevit.cz.

Komentáře

Nahoru